会社のオフィス選び・備品の準備

オフィス選び、備品の準備

オフィス選び、備品の準備

会社の拠点となるオフィスなくして、経営ははじまりません。
同時にビジネスに必要なパソコンやコピー機、電話、文具に消耗品など、
用意しておくべき備品も山ほどあります。

開業直後はただでさえ余計な出費を減らしたい局面が続きますので、長期的な計画に基づいて効率良く、経費を使いたいものです。

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会社の現在、そして将来を考えたオフィス選びを

立地、周辺環境、広さ、設備など、オフィスを選ぶ基準は多項目にわたります。

オフィスは会社の本拠地であり、従業員にとっては1日の大半を過ごす場所となります。
さらには顧客が訪問することによって、会社の印象に影響する部分も決して無視できません。

例えば「いずれ人が増えて手狭になるんだから」と、最初から無駄に広いオフィスを借りるのは、誰の目から見ても不利益なことです。
光熱費などのランニングコストも関係してきますから、資金繰りをじわじわと圧迫することにもつながります。

多額の投資を伴うために慎重な検討を要するのはもちろんですが、
「身の丈に合ったオフィス選び」、そして「将来的な事業計画まで考えたオフィス選び」を念頭に置いて物件を探すことが大切になります。

多様化するオフィス形態 便利さではなく相性重視で

オフィス物件も現在では、インターネットで簡単に条件検索ができるようにななりました。

一般的な貸事務所だけでなく、
あらかじめ電話回線、インターネット回線のインフラ整備などが整っているレンタルオフィスや、
遠隔地(例えば東京の一等地など)に会社の住所を置いて電話対応や接客を代行してもらい、その場所に会社を構えるのと同じ感覚でビジネスが行えるサービスを持つバーチャルオフィスなど、オフィスの在り方は飛躍的に多様化しているようです。

しかし、それぞれのタイプにはメリットもあれば、必ずデメリットもあります。
よって、自分の会社に合わないオフィスの構え方になれば、デメリットばかりが目立ってしまうことにもなりかねません。

単に便利さだけを追い求めるのではなく、会社の規模や業態、経営方針などさまざまな要素から判断して、最適なオフィスの形態を選ぶようにしたいものです。
「会社の成長に合わせて、段階的にオフィスを広く、大きくしていく」というスタンスがいいでしょう。

なおオフィスについては新規、移転に関わらず、いい物件を手に入れるためには6ヵ月前からゆとりあるスケジュールの組み立てが必要であるという一般的な認識があるようです。
よってなるべく早い段階での準備が求められます。

また、会社の設立登記を行う前にオフィスが決定する流れとなりますので、契約に際して不安を持つ経営者も多いかと思いますが、分からないことは仲介業者に問い合わせて確認することを忘れずに。既に顧問税理士と契約を結ばれているのであれば、遠慮なく相談してみましょう。

品目別・上手な備品の揃え方

大きなものから小さなものまで、ビジネスを行う上で必要な備品はたくさんありますが、どれも会社の持ち物、つまりは会社の財産となり得るものばかりです。なるべく無駄な出費を抑えるのはもちろんのこと、物によっては購入がいいのか、リースがいいのかといった判断も必要となります。

◆コピー機、プリンタ、複合機など

例え大きな企業であっても、上記のような大型機についてはリースを組む場合が少なくありません。リースにすれば、毎月一定の支払額で収支計画における利便性が高いことや、所有権が発生しないために減価償却が不要となるので節税効果も見込めるなど、メリットが大きいからです。もちろん保険や保守点検といったアフターサービスも付いています。

新規開業時なら迷わずリースを、と言いたいところなのですが、設立間もない、つまり業績の安定性にまだ信用を持ちにくい企業に対するリース提供というのは、なかなか審査が厳しいようなのです。

リースが無理であれば、知り合いから譲り受ける、もしくは中古販売店やネット販売などを活用してなるべく安く購入する、といった方法が最善かと思われます。
なお機能の幅によって値段は大きく変わってきますので、購入の際に機種選びはしっかり考えましょう。

◆デスク、椅子、テーブルなどのオフィス家具

デスクと椅子は社員の人数分必要となりますし、来客用の椅子とテーブル、書類棚やロッカーなど、オフィス関連の家具類もいろいろ必要となります。

経費を安く抑えたいならリースを活用するのも1つの方法ですが、コピー機などと同様に審査が通らない可能性があること、さらには椅子やテーブルに毎月お金を支払うことが、長期的に見ればもったいないという考え方もできなくはありません。

借り物で気を遣うのが嫌だという場合は、中古のお店や格安のネットショップで手に入れることをおすすめします。最近ではSOHO向け専門の家具販売もインターネット上にあるようです。

◆パソコン

何はなくともパソコンがなければはじまらない、という会社も多いと思います。
一度にたくさんの台数が必要な場合は別として、1人もしくは少人数の会社であれば台数も少ないので、購入して問題ないでしょう。
ソフトウェアなどについても同様ですが、この場合はASPなどのオンラインサービスで経費削減を狙うのが得策といえます。

◆文具、コピー用紙などの消耗品、来客用のお茶、コーヒーなど

日常的に使うものであれば、まとめて買っておくのが良いでしょう。
需要の多いカタログ配送サービスなどでは、メーカー価格よりもかなり安く買えるだけでなく、翌日までに届けてくれるなど特典がたくさんあります。100円ショップなどと合わせて、効果的に活用しましょう。店頭で買う場合には、領収書の管理も怠らないように。

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